Agendrix: gestion des plannings et congés, un outil humain

Agendrix c’est quoi ?

C’est l’outil qui permet de gérer vos plannings de façon très simple et intuitive. Effectivement, ce logiciel est vraiment d’une simplicité d’utilisation qui permet un gain de temps et de productivité non négligeable.

Agendrix vous accompagne dans la gestion de votre personnel avec une palette de fonctionnalités qui recentre l’Humain au coeur de notre métier.

Les fonctionnalités de Agendrix

Tout d’abord, le planning.

Ce module est très performant, il permet la création de “gabarits”, évitant ainsi de devoir taper manuellement des horaires qui sont souvent fixes dans les hôtels, les shifts. Il indique également le nombre d’heures planifiées par collaborateurs sur une semaine et par jour, par service sur une semaine et par jour et sur l’ensemble du personnel présent par semaine et par jour.

L’outil, selon les paramètres que vous avez déterminé à l’avance, détecte les dépassements d’heures sur la semaine selon le collaborateur, il affiche également les pauses (vous pouvez créer des règles de calcul selon le poste) et les disponibilités, nous reviendrons sur ce point plus loin dans l’article.

Vous pouvez élaborer vos plannings sur plusieurs semaines, soit en créant des horaires personnalisés, soit en impliquant un gabarit (shift matin, shift soir,..) et les rendre récurrents sur une plage décidée ou à l’infini. Gain de temp non ?

Aussi, le planning élaboré en avance peut rester en “brouillon” et ne sera donc pas encore visible par vos équipes.

Une fois publié, soyez informés en temps réel dès qu’un membre de votre équipe à consulter son planning et l’a validé depuis son application ou via l’interface web.

Le pointage

Vous pouvez, grâce à une tablette ou un smartphone, installer des pointeuses dans votre établissement ou autoriser le pointage depuis l’adresse web (blocage sur IP locale) ou depuis le téléphone du salarié (géolocalisé pour cette action uniquement).

L’application Agendrix Pointeuse est gratuit et sa fonctionnalité est incluse dans l’abonnement “Pro”.

Très souvent la pointeuse est mal perçue par les salariés, et pourtant !

Lorsqu’ils s’agit de shifts ou pour des salariés d’un restaurant, il est toujours compliqué de connaître le nombre réelles d’heures effectuées, les feuilles d’heures sous forme papier ou d’un tableur sont souvent incomplètes et oubliées.

Grâce à un simple code pin à 4 chiffres, propre à chaque salarié, la pointeuse permet un suivi des heures réelles et des heures à récupérer très efficace.

Il est possible d’ajouter un message général ou par service dans le planning, il s’affichera en haut, en orange, dès le pointage d’un salarié. Un groupe de 70 pax arrive ce jour ? Rappelez-le à l’ensemble de l’équipe de réception.

Les feuilles de présences

Ce module est absolument complet et vous permet de connaitre en temps réel: les présences/absences, le nombre d’heures supplémentaires et même le coût de votre masse salariale !

Tous les pointages (si vous n’utilisez pas cette fonction, vous pouvez autoriser le pointage automatique de tous ou certains de vos salariés comme les cadres par exemple) sont répertoriés sur cet onglet.

Vous n’avez plus qu’a approuver les heures pointées ou les modifier, les chefs de services peuvent valider les heures de leurs équipes également.

L’outil vous propose l’export de toutes les feuilles avec la possibilité d’ajouter une note du responsable et les signatures (salarié + N+1)

Heures planifiées, heures réalisées, congés payés, absences, heures supplémentaires, etc.

Le suivi des heures planifiées et réalisées est un jeu d’enfant.

Vous pouvez créer des “banques d’heures”, cette fonction a pour but de pouvoir stocker le surplus (ou le manque) d’heure de vos collaborateurs.

Dans mon cas, j’ai créé une banque pour les heures supplémentaires et une autre pour les RTT. Cette dernière applique automatiquement le nombre de jour par mois dont le salarié bénéficie en récupération du temps de travail dans le cadre de son contrat de 39 heures par semaine.

Les demandes des salariés

Le titre de cet article parle de l'”Humain”. Et bien nous y arrivons !

Un module “Demandes”, permet aux salariés d’indiquer leurs préférences sur une date ou une plage donnée. En hôtellerie, les horaires sont variables et les shifts ne sont pas les mêmes d’une semaine à l’autre.

Néanmoins, les RDV médicaux, les événements familiaux ou autres sont bien présents et font partis de la vie. Vos collaborateurs peuvent vous soumettre des demandes de préférences. Soit pour ne pas travailler telle date, de telle heure à telle heure, soit pour travaille a telle date ou de telle heure à telle heure.

Depuis la crise du COVID, notre secteur a connu une désertification du personnel. Agendrix vous offre la possibilité d’être plus à l’écoute de vos salariés, de leur permettre de s’organiser une vie privée. Lorsque vous activez ce module, vous pouvez indiquer un “préavis” en jour pour lesquelles les demandes peuvent être formulées. Par exemple sur mon hôtel, j’ai autorisé les demandes à J+7, cela veut dire que toutes demandes effectuées en deçà de ce nombre de jours ne peut être faites.

Sur la capture ci-dessus, les disponibilités s’affiche sous forme de barre verte (préférence de présence) ou de barre rouge (préférence d’absence/de repos) sur chaque ligne de salarié et en fonction du jour ou de la plage concerné.

Les demandes de congés payés peuvent également être gérées depuis ce module. Côté pratique: avant toute validation des demandes, l’outil vous propose un historique des demandes du salarié et les autres congés en cours pendant cette période !

La communication

L’onglet “Messenger” permet de pouvoir discuter avec un groupe de membres ou un membre en particulier.

Organisez vos conversations entre managers ou effectuer des demandes spéciales envers un salarié depuis ce module.

L’onglet “Actualités” est plus orienté vers la note d’information, l’annonce générale. Il permet de créer vos annonces par catégories (RH, Process, Annonces internes, événements,…), vous pouvez créer les catégories selon vos besoins.

Si une annonce concerne un département ou une position spécifique (par exemple que les membres de l’hôtel ou encore que les membres du service en salle) vous pouvez aussi régler ceci depuis votre actualité.

Afin de vous assurez de sa prise en compte, vous pouvez exiger une confirmation de lecture et également autoriser ou non les commentaires.

Un outil très pratique pour une communication diffusée avec certitude à tous vos collaborateurs.

L’export des données, une analyse sur votre masse salariale et l’absentéisme

L’onglet “rapports” est présent pour vous aider à visualiser de façon claire et précise votre gestion des ressources humaines.

Des rapports sont prédéfinis mais vous pouvez en créer des personnalisés, connaitre le nombres d’heures d’absence sur une plage de dates, connaitre le coût de vos salariés ou encore le nombre d’heures supplémentaires par salarié est très simple.

Aussi, exportez facilement toutes vos données via Excel pour vos éléments de paie. Tous les éléments sont présents dans le tableur: heures planifiées, heures réalisées, absences (maladie, congés payés, récupération, injustifiée, …), heures supplémentaires.

Les avantages de Agendrix

Comme vous pouvez le voir, ils sont vraiment nombreux, il est presque impossible de détailler l’ensemble de Agendrix dans un article, il serait trop long. Le mieux est de faire un test de la solution. Elle est gratuite pendant 14 jours. De quoi se faire une idée des fonctionnalités du logiciel.

Rappelons les principaux atouts:

1. une humanisation grâce à la prise en compte des aléas de la vie de vos salariés, le but n’étant pas d’accepter toutes les demandes de repos sur certains jours ou certaines plages horaires, bien évidemment mais placer le bien-être des collaborateurs dans l’élaboration des plannings est un vrai plus
2. un suivi de votre masse salariale, de vos présences et absences. Les salariés ne doivent pas se sentir “espionnés”, bien au contraire ! Ils sont de toute évidence au travail, la solution leur permet une rapidité et une simplicité dans la gestion des feuilles d’heures, une consultation de leurs horaires, de la visibilité sur l’avenir et donc leurs disponibilités pour anticiper leurs activités personnelles
3. un communication diffusée à un service ou à l’ensemble du personnel de manière très efficace et sûre, avec la possibilité de s’assurer de la bonne lecture des actualités importantes

Un point à améliorer

Le droit à la déconnexion est primordial, Agendrix est un logiciel canadien (pour avoir utiliser leur support chat en ligne, je vous assure qu’ils sont très réactifs et toujours dans une démarche de satisfaction, même avec le décalage horaire!). Cependant, lorsque les salariés utilise cette solution avec leur smartphone, qui je le rappelle offre bien des avantages plus que d’inconvénients, il est actuellement impossible de faire en sorte que l’application ne dérange pas les salariés en repos.

De ce fait, une annonce publiée ou un planning validé fait immédiatement vibrer le téléphone des personnes concernées. Un petit point qui est dommage mais qui n’a, à ce jour, pas été remonté par mes équipes.

Les tarifs

Le plan de base offre déjà bien des fonctions pour 1€50 par salarié, pour une gestion un peu plus poussée des heures (pointage, export des présences, export pour la paie ou encore les banques d’heures) il faudra passer au plan “Pro” à 3€ par salarié.

Des fonctionnalités supplémentaires “à la carte” peuvent être ajoutées comme la gestion de primes, de ressources ou autres.

Que pensez-vous de cette solution ?