Front Desk: l’outil pour les réceptionnistes

Front Desk est une startup française qui, depuis 2019, propose un service en ligne pour les hôteliers.

La toute première plateforme est remplacée depuis quelques mois par une version plus performante, plus esthétique et avec plus de fonctionnalités.

Front Desk l’annonce sur le réseau LinkedIn fièrement, la nouvelle version est disponible avec une version gratuite limitée à un cahier des consignes, 5 utilisateurs, 5 documents et une messagerie privée, il faudra passer vers un abonnement mensuel “Premium” ou “Premium plus” pour exploiter toutes les facettes de l’outil.

Les fonctionnalités

Vous pourrez créer des comptes collaborateurs, bénéficier d’un cahier des consignes, saisir des notes personnelles, diffuser des documents, avoir un registre des objets trouvés, un registre de maintenance, une fonction checklist ainsi qu’un module de messagerie privée.

En détail:

• Cahier des consignes: nous le connaissons depuis la nuit des temps en hôtellerie, souvent en format papier, un cahier A4 à carreaux où les réceptionnistes tracent des traits à la règle pour les colonnes “date”, “message”, “numéro de chambre”, etc. / Ce format a fait ses preuves mais il s’expose très régulièrement à ses limites selon la taille de l’équipe, le message a t-il été lu ? Est-il pris en compte ? Une réponse est apportée ? Le format numérique permet de savoir en temps réel s’il est pris en compte et d’effectuer un suivi plus qualitatif.
• Saisir des notes personnelles: tout réceptionniste dispose de son petit “brouillon”: “résa # en SET du 12/12 au 13/13 Madame Tartempion”, c’est souvent le petit bout de papier qu’on tente de repêcher dans la corbeille!
• Diffuser des documents: comme dans toute entreprise, il est nécessaire de communiquer avec ses équipes, en hôtel, c’est encore plus vrai. Les collaborateurs ne font que se croiser lors de la passation des shifts, les managers ne voient pas toujours les veilleurs de nuit. Il est donc primordial d’avoir une alternative à la multitudes de notes laissées derrière le desk, à émarger par le personnel, lorsque cela est fait. Il est également très pratique de pouvoir mettre à jour les process d’un groupe sur un document unique tel un référentiel, consultable par l’ensemble de l’équipe.
• Registre des objets trouvés: encore une fois, le cahier papier (quand ce n’est pas un post-it sur l’objet en lui-même) a toutes ses limites. Grâce à ce module vous saurez en un coup d’oeil quel objet a été trouvé, quand il a été trouvé, où il a été trouvé, où il est stocké, par quel client il a été oublié et depuis combien de temps il est stocké par vos soins.
• Registre de maintenance: ce service est à mon sens le plus important, il est plus qu’utile pour le suivi de la qualité et la prise en compte des retours clients. Avoir un outil digital pour la gestion des incidents techniques, grâce à ce module, permet à la réception de déclarer un incident et en suivre l’état pour s’assurer de sa résolution.
• Checklists: les managers font parfois des listes de tâches récurrentes ou ponctuelles selon les shifts, selon l’activité et les besoins. Grâce à ce module, il est facile de créer une tâche en fonction du shift et de s’assurer qu’elles sont effectuées.
• Messagerie privée: très pratique pour une communication efficace et assurée auprès de l’ensemble de la réception, une information importante ? Un accueil VIP à effectuer ? Un produit à ajouter à la commande qui est à passer dans l’après-midi ? Plus rien n’est oublié!

Les tarifs

De mémoire, l’ancienne plateforme (de 2019 à il y a quelques mois) était gratuite.

Cependant elle disposait de moins de fonctionnalités, les versions payantes sont quant à elles très abordables pour le gain de temps et le gain de productivité qu’elles offrent à vos équipes.

Il existe trois plans: le gratuit, le Premium (69€ par mois ou 745€ par an) et le Premium plus (99€ par mois ou 1069€ par an)

Aussi, et comme vous pouvez le constater Front Desk annonce d’autres fonctionnalités, pour la version Premium plus, qui devraient arriver début d’année prochaine (2022), nous avons hâte d’en savoir plus sur la feuille de caisse (un autre document primordial du réceptionniste) ainsi que la création de planning.

Je ne manquerai pas de faire une mise à jour de cet article lorsqu’il y aura plus d’informations concernant ces nouveautés.

Sortir du papier ?

Il n’est pas question d’abandonner à 100% le papier, mais limiter son utilisation c’est limiter son impact sur l’environnent et c’est limiter les erreurs humaines (lorsque les outils digitaux sont utilisés correctement et par l’ensemble des collaborateurs).

Avoir un tel panel de fonctionnalités au sein d’un même outil est très novateur et doit être testé pour savoir si cela peut aider vos collaborateurs, cela aidera aussi vos clients, augmentera votre qualité, votre performance.

Vous connaissez Front Desk ? Vous utilisez Front Desk ? Quel est votre avis sur le sujet ?