Willy
En voulant changer la méthode des reports de problèmes technique dans un hôtel, je me suis d’abord penché sur la solution OneCheck que j’ai connu dans une grande chaine de camping. C’est un outil puissant et intégré dans la PMS, très très pratique.
Mais comme tout logiciel abouti est performant, il est onéreux. J’ai donc effectué d’autres recherches pour trouver le logiciel qui pourrait répondre à mes attentes sans succès…
iAuditor by SafetyCulture: la solution!
C’est en cherchant une solution pour réaliser des audits que j’ai trouvé SafetyCulture, une petite perle ce logiciel en ligne.
Tout d’abord, il ne sert pas uniquement à faire des inspections, j’y reviendrais plus tard…
Les inspections sur-mesures
Mon idée était de pouvoir réaliser des contrôles de chambres dans l’hôtel où je travaillais. Le nettoyage était sous-traité, il fallait donc trouver une solution pouvant répondre à plusieurs besoins:
- Créer une inspection en fonction des attentes de la marque ET de nos attentes en interne (franchise)
- Répondre facilement à des questions depuis un smartphone ou une tablette
- Pouvoir joindre des commentaires aux réponses si nécessaire
- Pouvoir joindre des photos aux réponses afin d’alimenter les réponses et les justifier
- Editer un rapport complet de chaque inspection
- Obtenir une note de l’inspection et déterminer le pourcentage de la note que nous voulions pour que notre qualité soit excellente et toujours améliorable
SafetyCulture fait tout ceci et encore plus. incroyable non ?
A quel prix ?
La version de base, suffisante pour commencer, est totalement gratuite.
Vous avez ensuite une formule “premium” à 19$ (19€05 en août 2022), cette version permet de donner accès à votre plateforme à des tiers (intérimaires, sous-traitants,..) et de limiter les accès de création et de modification de vos trames d’inspections
Autant dire que la version gratuite est déjà totalement adaptée pour la gestion de vos inspections/audits et des actions à mener.
Les inspections
Dans l’onglet “Inspection”, vous pouvez choisir un modèle existant ou en créer un de toute pièce.
Les conditions de réponses sont infinies, elles peuvent déclencher la prise obligatoire d’une photo ou d’une action (cette dernière sera automatiquement créée dans l’onglet “action” et même directement attribuée à la personne en charge de la faire, si vous l’avez paramétrer).
Vous déterminez si telle ou telle réponse accorde un point positif, un point neutre ou un point négatif.
En fonction d’une réponse, il est possible d’afficher une seconde question également.
Les rapports
Chaque fin d’inspection génère un rapport que vous pouvez ensuite envoyer par mail, exporter en PDF, etc.
Le rapport est présenté de façon claire et très efficace.
Tout d’abord le score, à vous de déterminer quel score est à atteindre pour qualifiée une inspection de “correcte”, “excellente, ou “mauvaise”.
Le nombre d’items échoués, demandant souvent une action de votre part. Le rapport affiche durant les premières pages les items non conformes, ensuite le rapport avec chaque question détaillée puis enfin, les photos prises durant l’inspection.
Les observations
L’onglet “Observations” permet de communiquer avec son équipe sur le terrain. Vous pourrez créer des catégories d’observation comme par exemple “Danger”, “Prévention”, etc et ainsi créer une alerte s’il faut par exemple placer un cône de sécurité sur une plaque métallique glissante.
En fonction de la catégorie, les observations peuvent directement alertées les personnes concernées.
Les actions
La différence avec les actions peut paraître fine est pourtant non. Les actions nécessites qu’une personne de votre équipe se rende sur place, ce n’est pas une simple information mais bien une action à effectuer.
Vous pouvez déterminer la date d’échéance d’une action, demander une réponse de la part de la personne qui effectue la résolution de l’action, suivre en temps réel ce qu’il se passe sur cette action grâce aux différents statuts et commentaires qu’il est possible d’ajouter.
Les actions peuvent être ouvertes de deux façons, comme indiqué ci-dessus, soit durant une inspection, soit directement depuis l’onglet “Actions”.
Les actions sont suivies et l’outil vous permets de piloter et connaitre en temps réel les résolutions ou les actions encore en cours.
Recevoir les derniers posts directement dans votre boite mail, c’est simple!
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Les News
Cette fonctionnalité de iAuditor est récente et nous pensons qu’elle est vraiment la bienvenue.
En d’autres termes c’est tout simplement LA solution pour communiquer de façon efficace avec son équipe.
En fonction des catégorie de News que vous publiez, une alerte PUSH est envoyé sur le téléphone des personnes concernées.
Vous pouvez également voir qui a vu la news et qui l’a confirmée (si vous demandez une confirmation), très pratique pour remplacer les vieilles notes de services rarement lues, rarement signées.
Votre équipe peut également publier des news et donc communiquer avec son service ou les autres services.
Autres fonctionnalités (payantes)
Vous avez également la possibilité d’avoir toutes les données analytiques, quels sites (chambres aussi par exemple) sont les plus souvent à risques de danger et de panne ? Quel site a le plus faible score lors des inspections ? Quelles actions à prévoir pour y remédier ?
Ajout de capteurs de température en temps réel, suivez par exemple la température de vos chambres froides et soyez alerté en cas de problème.
En fonction de la météo: oui, si la météo n’est pas favorable à telle ou telle situation, l’application vous alerte en fonction des paramètres que vous avez défini.
Workflow, travaillez en collaboration avec votre équipe interne, des sous-traitants ou des prestataires.
EdApp est également un outil de SafetyCulture et est un puissant outil de e-learning, les principales fonctionnalités sont gratuites et peuvent vous permettre par exemple d’apprendre les bases lors de l’intégration de nouveaux collaborateurs, pensez-y!
Conclusion
SafetyCulture est un véritable couteau Suisse de l’audit/inspection, plan d’action et maîtrise de la communication.
Imaginez le gain de temps et surtout la satisfaction de vos clients car l’outil permet de l’utiliser pour toutes vos structures: hôtel, camping, résidence de tourisme, etc…
Suivez les objets perdus, oubliez votre cahier technique sur papier et préférez l’application pour avertir en temps réel vos services technique ou de nettoyage en cas de réclamation d’un client.
Il est, à mon sens, nécessaire que toutes les personnes intervenantes dans le processus de gestion de votre structure soient équipées de l’application mobile pour une gestion plus rapide et optimale avec cet outil.
Version PC: pour la réception, les chefs de services, le back-office etc.
Version Application mobile: toutes les personnes sur le terrain et les chefs de services
